冶金建設工程中,設備占總投資總額超過30%,是直接影響工程能否順利完工的關鍵要素之一。冶金設備特點是種類繁多、形狀各異、非標準件和配套件多,倉儲物流管理難度大、任務重。
冶金工程設備管理的核心要求是“實物流、信息流、單據流”全流通、全暢通,在科技發展日新月異和強調高度協同、密切配合的今天,特別在面對點多、面廣、量大、工期緊的普遍工程現狀下,若依賴人工傳導、手工臺賬等傳統管理方式,已然跟不上時代發展。因此,依托互聯網+選用1套適合冶金工程設備倉儲物流管理的系統迫在眉睫。
目前我國倉儲、物流管理大都依靠辦公自動化、供應鏈管理等工具,系統軟件在技術成熟的企業中也得到較為普遍的應用,特別在快遞業、大型超市和大中型生產制造類企業。但此類系統軟件整體還存在產品功能單一、技術落后、信息資源整合能力不強等問題,而且大多是以銷售為中心設計,一般采用“點對點”“單對單”的倉儲物流模式,真正針對冶金工程施工類、強調項目管理和保證供應功能的倉儲物流系統軟件則較為少見,也不符合冶金工程設備管理需求。
通過調研當前冶金設備管理的現狀,發現在整個作業、管理過程中,現行倉儲物流管理仍沿用傳統管理模式,僅用Excel代替原來手工書寫的方式管理倉儲物資,這在當前大項目、短工期、快速化的發展要求下,傳統管理方式暴露諸多問題:手工記錄效率低、易出錯;庫容不能快速顯示;庫存時間不易統計;庫存盤點工作繁瑣;貨物查找困難;多物流過程、環節信息傳導滯后,不易掌控。
針對上述情況,自行開發冶金工程設備倉儲物流管理系統,可實現工程信息、合同信息、箱件信息、計劃信息、物流信息、倉儲信息、車輛信息、機械信息、人員信息等物流、倉儲環節中各類信息的無縫對接、統一管理、快速流轉,通過特定編碼規則形成的條碼掃描、識別,能快捷、精準、高效地實現工程設備物流、倉儲信息采集與交換,可極大減輕庫管作業人員、工程管理人員、調度管理人員、單據錄入人員、數據統計人員工作強度,避免因各環節數據手工傳導產生的不必要誤差和失誤,提高全體參與人員的工作效率,真正實現“實物流、信息流、單據流”三同步。在為倉儲、物流管理環節帶來便利的同時,能實現倉儲物流現代化管理,并推動倉儲物流管理和服務向設計院、訂貨單位、制造廠、安裝單位等上下游兩端延伸。系統實現的各類信息查詢功能,可便于各參與方進行需求信息查詢,特別是方便施工單位及管理單位及時掌握工程設備制造、物流動態信息,并據此催促廠家發貨或調整施工工序,從而可為工程項目施工進度提供決策依據。
系統開發以箱件為基礎管理單元,通過唯一識別條碼,標記箱件唯一身份,并在流轉過程中不斷添加、勾連倉儲物流信息,實現工程設備在倉儲物流全過程(包括發貨、收貨、調撥及庫存管理等)中數據信息的流轉、共享、統一及管理。
軟件系統不但具有轉換、生成、打印條碼功能,重要的是可通過設定相應功能進行掃碼,實現收貨、發貨、庫位調整、盤點等作業過程操作,快速進行數據采集和交換,避免作業過程中和后續賬務多次錄入,從而降低人工工作強度,提高倉儲物流收發工作效率和準確率。
系統能實現倉儲物流全過程的查詢、統計,用戶或操作員可根據自身需求、操作習慣進行自我設定和保存查詢/打印字段、格式,各類統計報表可設計成模板并上傳至系統中;通過掃碼/查詢,能即時顯示設備的歷史流轉信息、當前在途狀態、預計抵達時間、保管信息等狀態信息,便于對設備倉儲物流進行狀態跟蹤、控制。
系統產生/收到收貨、發貨、要貨等各類計劃后,或采集到如庫容預警、箱件超限等相關信息后,會通過數據信息分析,自動即時提醒下游環節進行相應任務,如準備庫區、人員、機械等,提醒方式包括:彈跳窗口、電子郵件、短消息、微信、QQ、手機APP提醒等。
結合項目計劃,工程項目的項目員、庫管員實現對庫存的直接點菜下單式計劃需求管理(根據項目進度、施工需求在數據庫中查找后,直接點擊要貨),可預約、可修改、可變更、可取消,便于現場施工人員、倉庫管理人員快速領用。
考慮倉儲物流、計算機技術發展,預留了RFID無線射頻識別接口和物資倉儲的可視化管理(如箱件堆放、庫位可視化等)功能;預留計費、結算功能接口,以實現自我開發或與其他管理軟件的信息交換。
系統通過ERP端、PDA端、WEB端,將工程設備倉儲物流的各類信息有效連通,實現對工程設備倉儲物流的管理(見圖1)。
1) PC端ERP系統登錄PC端ERP系統主要供設備方倉儲物流管理和操作人員使用。
2)網頁WEB端系統登錄網頁WEB端主要供上下游的供應商、施工單位的管理和操作人員使用,設備方人員也可通過網頁登錄或通過ERP直接轉換打開登錄。
3)倉庫PDA設備登錄倉庫PDA設備主要供設備方倉儲物流管理和操作人員使用。
ERP系統登錄后,初次使用前或有基礎資料需要增刪、修改時,可在基礎資料菜單欄中,對項目資料、部門、員工、倉庫、庫位、車輛、工地、廠商等各類基礎信息資料進行設置,系統可對常用菜單設置快捷方式。各類基礎信息資料設置操作類似,為避免重復工作量,新的項目可通過基礎信息復制數據庫,再對部分資料進行修改來實現。
設備清單分設計設備清單和合同設備清單,屬設計訂貨階段數據。作為重要的原始數據來源,系統可通過手工錄人、固定格式表格導入獲取。為減少工作量和避免出錯,一般通過固定格式表格導入。系統獲取的設備清單數據,可根據需要查詢、導出。
設備制造完成后,廠商根據設備尺寸、重量、倉儲保管要求等特性,選擇合理的裝箱。通過系統給廠商權限,廠商登陸WEB端后,可選擇對裝箱單、發貨單的管理與操作。
廠商將設備尺寸、重量、箱件明細等信息一一選擇/填錄,對類似箱件,可通過“快捷復制箱件”復制模板來源箱件生成目標箱件并修改,可實現便捷操作。數據錄入中,如出現箱件尺寸/重量明顯不合理,系統自動提醒重新核查、確認。
裝箱單操作完成后,箱件明細信息已入系統,可打印出裝箱單;系統按特定規則自動生成條碼和固定格式的箱件嘜頭,如圖2所示。
裝箱完成后,廠商選擇發貨單操作,將設備收貨、發運等信息一一選擇/填錄;發貨單完成后,廠商可選擇詳情、發貨、打印等操作功能,也可將發貨單導出保存為Excel電子版,并也可根據模板進行導入;廠家發貨后可在系統中打印出發貨清單(為便于單據傳遞,單據也設計、附印上二維碼,方便PDA直接掃碼)。
廠商的賬戶有權限限制,只能看到和操作本廠的合同;系統考慮,如廠家人員無網絡,可采用口頭、電話、書面通知,項目員、庫管員(經審批)也可進入發貨界面操作。
廠商發貨后,系統會自動觸發微信提醒,倉庫準備收貨。
1) PDA掃碼收貨設備箱件到達收貨點后,庫管員將PDA操作界面設置成收貨,并對庫位、操作人等信息進行預設,逐一掃碼并進行核對,如有疑義可進行標記/標注,同一條碼多次掃碼無效,掃碼到不在待收貨數據庫中的條碼進行提醒(語音、畫面)并自動標記,掃碼完成后自動匯總并與本批待收貨數據比對自動查找未掃碼的項數并提醒,此收貨掃碼過程中采集信息可在手持終端進行標記和編輯修改;收貨掃碼結束后,點擊收貨確認,并上傳數據至系統。考慮到天氣、電力、通信信號等因素,PDA可離線操作。通過PDA收貨掃碼入庫操作界面,如圖3所示。收貨完成后,ERP系統可見收貨單據和收貨信息。
2)ERP倉庫收貨考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作入庫。
設備抵庫后,施工單位人員可查詢、預約要貨。通過系統給施工單位權限,施工單位登陸WEB端后,可選擇對要貨單的管理與操作。施工單位賬戶只能查詢和操作本項目;系統考慮到施工單位現場條件,如施工單位人員無網絡,可采用口頭、電話、書面通知,項目員、庫管員(經審批)也可進入要貨申請界面操作。
施工單位要貨后,系統會自動觸發微信提醒,倉庫準備發貨。
1)PDA掃碼發貨設備發貨時,庫管員將PDA操作界面設置成發貨,并對車號、操作人等信息進行預設,逐一進行掃碼并進行核對,如有疑問的可進行標記/標注,同一條碼多次掃碼無效,掃碼到不在待發貨數據庫中的條碼進行提醒(語音、畫面)并自動標記,掃碼完成后自動匯總并與本批待發貨數據比對自動查找未掃碼的項數并提醒,發貨掃碼過程中采集信息可在手持終端進行標記和編輯修改;發貨掃碼結束后,點擊發貨確認,數據上傳至系統,在系統的待出庫中繼續進行核對、編輯、修改(如車號、司機等),出庫確認后,系統自動生成標準版本的出庫單,出庫單打印由司機簽字并由收貨人簽字后返回庫管員,再次點擊,出庫完成。通過PDA發貨掃碼出庫操作界面和功能,與入庫類似。
2)ERP倉庫發貨考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作出庫。
先在ERP中按計劃建立調撥單,然后在調出倉庫,PDA中設置調撥出庫界面,預設相關設置后,逐一掃碼調撥出庫,操作類似倉庫發貨;在調入倉庫,PDA中設置調撥入庫界面,預設相關設置后,逐一掃碼調撥入庫,操作類似倉庫收貨??紤]到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,設備也可在ERP中直接操作調撥出庫、入庫,操作類似倉庫發貨、收貨。
先按盤點計劃在ERP中生成盤點計劃單,然后再盤點倉庫,PDA中設置庫存盤點界面,預設相關設置后,逐一掃碼,操作類似倉庫收貨。
設備庫位調整,在系統中類似調撥出庫/入庫處理,可通過PDA操作;考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,也可在ERP中直接操作庫位調整。
在系統中類似倉庫發貨處理,可通過PDA操作;考慮到PDA無法使用或掃碼不成功等因素,也可在ERP中直接操作。
根據倉庫作業、項目情況和實際需求,ERP系統中可輸出如作業日報、周報、月報、庫存等各類數據報表。
系統開發完成后,在某鋼廠湛江基地工程原料配套改造項目(項目編號:150294)、框架集批堆場項目(項目編號:160068)等項目進行測試并投入使用,滿足了該冶金工程設備倉儲物流管理需要。通過系統應用后,不僅可減少庫管員、項目員、賬務員等管理、作業人員數量30%以上,直接降低人力成本費用,更能通過提高管理效率、水平,體現和增強企業投標競爭力,短期和長期經濟效益都非常樂觀。
該系統適用于冶金工程設備倉儲物流管理,在國內外工程大中型冶金項目,均可投入使用,且可在制造、物流、倉儲、配送等環節分段使用,實用性強。